La presente Política de Protección de Datos Personales, regula la obtención, almacenamiento, uso, transmisión, transferencia, eliminación y en general todo tipo de tratamiento de Datos Personales, realizado por Acsendo S.A.S, de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley Nº 19.628 sobre Protección de la Vida Privada y demás normativa aplicable, por medio de las cuales se dictan disposiciones generales para la protección de Datos Personales, en especial la financiera, crediticia, comercial y de servicios.

1. Información del Responsable del Tratamiento de los Datos Personales.

  • Razón Social: Acsendo SAS
  • Domicilio: Bogotá, Colombia.
  • Dirección: Carrera 12 # 96-49
  • Correo Electrónico: datospersonales@acsendo.com
  • Teléfono: (1) 4660529

2. Definiciones.

Los siguientes son términos definidos que serán utilizados en esta Política de acuerdo con lo establecido en la Ley Nº 19.628:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de Datos para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de tratamiento.
  • Dato personal: Los relativos a cualquier información concerniente a personas naturales, identificadas o identificables.
  • Datos Públicos: Los registros o recopilaciones de datos personales, públicos o privados, de acceso no restringido o reservado a los solicitantes.
  • Datos Sensibles: Aquellos datos personales que se refieren a las características físicas o morales de las personas o a hechos o circunstancias de su vida privada o intimidad, tales como los hábitos personales, el origen racial, las ideologías y opiniones políticas, las creencias o convicciones religiosas, los estados de salud físicos o psíquicos y la vida sexual.
  • Empresa cliente: Persona jurídica que contrata los servicios de Acsendo SpA
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asociación con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta de Acsendo SpA.
  • Evaluado de medición de factores de riesgo psicosocial: persona natural que presenta la encuesta de riesgo psicosocial conforme a la reglamentación en la materia. Acsendo SpA no realizará tratamiento, ni transferencia de los datos personales de los mismos de acuerdo a la presente política Protección de Datos Personales, salvo la transmisión a la matriz Acsendo SAS, para cumplir con la finalidad para la cual se haya efectuado la medición.
  • Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por este o por la ley para corregir, actualizar, bloquear o suprimir sus datos personales.
  • Responsable del Banco de Datos: Persona natural o jurídica privada, o el respectivo organismo público, a quien compete las decisiones relacionadas con el tratamiento de los datos de carácter personal.
  • Titular del dato: Persona natural a la que se refieren los datos de carácter personal.
  • Tratamiento de datos: Cualquier operación o complejo de operaciones o procedimientos técnicos, de carácter automatizado o no, que permitan recolectar, almacenar, grabar, organizar, elaborar, seleccionar, extraer, confrontar, interconectar, disociar, comunicar, ceder, transferir, transmitir o cancelar datos de carácter personal, o utilizarlos en cualquier otra forma.
  • Transmisión: Dar a conocer de cualquier forma los datos de carácter personal a personas distintas del titular, sean determinadas o indeterminadas.

3. Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales.

Los Datos Personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados por Acsendo SpA y Acsendo SAS, según las finalidades para las cuales fueron recolectados y las cuales se encuentran establecidas en el punto 7 de la presente Política

El Tratamiento realizado por Acsendo SpA y Acsendo SAS se realizará por el tiempo que sea razonable y necesario conforme con el tipo de Tratamiento. No obstante, Acsendo SpA y Acsendo SAS conservarán por un término indefinido, aquellos datos que se requieran con el fin de dar cumplimiento a obligaciones legales.

  • Tratamiento de Datos Sensibles.

Acsendo SpA y Acsendo SAS no recolecta, almacena, organiza, usa, circula, transmite, transfiere, actualiza, rectificados, suprime, elimina y gestiona datos sensibles.

4. Derechos de los Titulares.

De conformidad con lo establecido en la Ley 19.628, el Titular de los Datos Personales tiene los siguientes derechos

  • Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a Acsendo SpA y Acsendo SAS, en su calidad de Responsables de la Base de Datos. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba y/o copia de la autorización otorgada a Acsendo SpA y Acsendo SAS –cuando sea exigible de acuerdo a la ley- en su calidad de Responsable del Tratamiento, salvo cuando se trate de información obtenida de Registros Públicos.
  • Ser informado por Acsendo SpA y Acsendo SAS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Ejercer las acciones jurisdiccionales que contempla la Ley 19.628.
  • Exigir la eliminación o bloqueo de los datos, en su caso, cuando haya proporcionado voluntariamente sus datos personales o ellos se usen para comunicaciones comerciales y no desee continuar figurando en el registro respectivo, sea de modo definitivo o temporal.
  • Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento por Acsendo SpA y Acsendo SAS.

Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento por Acsendo SpA y Acsendo SAS.

  • Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente
  • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad
  • Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

5. Deberes de Acsendo SpA y Acsendo SAS como Responsables de la Base de Datos Personales.

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. En caso de datos personales de titularidad de trabajadores y colaboradores de las empresas cliente, la información deberá ser provista por estas últimas, para lo cual deberán contar con la respectiva autorización del titular, en caso de ser necesario.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna y periódica al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y en especial, para la atención de los procedimientos de consultas y reclamos por parte del Titular.
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Diseñar e implementar mecanismos eficaces para reportar oportunamente la información al Encargado del Tratamiento.

6. Deberes de Acsendo SAS cuando actúe como Encargado del Tratamiento de Datos Personales.

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley.
  • Actualizar la información reportada por los Responsables de la Base de Datos dentro de los dos (dos) días hábiles contados a partir de su rec
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y, en especial, para la atención de los procedimientos de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
  • Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la Ley.
  • Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido solicitado por éste, en los casos que corresponda.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

7. Finalidades del Tratamiento.

Las finalidades del Tratamiento de Datos Personales realizado por Acsendo SpA y Acsendo SAS, son las siguientes:

Datos Personales de la Empresa Cliente

  • Desarrollo de propuestas comerciales tanto de ventas de productos, o servicios ofrecidos por Acsendo SAS y Acsendo SpA a sus clientes.
  • Realización de contratos de venta y/o prestación de servicios celebrados entre Acsendo SAS y Acsendo SpA y sus clientes.
  • Servicio al cliente, mercadeo, investigación, análisis de mercados y publicidad a través de medios internos y externos.
  • Realizar trámites de facturación, cobro y recaudo del valor de los servicios prestados por Acsendo SAS y Acsendo SpA a sus clientes.
  • Consulta y reporte ante las centrales de información y riesgo.

Datos Personales de Colaboradores de la Empresa Cliente.

  • Estudios estadísticos y análisis de gestión de Recursos Humanos.

Datos Personales con Proveedores/Contratistas.

  • Acsendo SAS y Acsendo SpA recolectará de sus proveedores/contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de proveedores/contratistas serán para: Evaluar su perfil, competencia e idoneidad para prestar los servicios relacionados con el objeto social, envío de invitaciones a contratar, realizar todas las actividades y gestiones en etapas precontractual, contractual y poscontractual que Acsendo SAS y/o Acsendo SpA requieran para el desarrollo de su objeto social o funcionamiento administrativo. Se recolectará la información relacionada a la calidad tributaria de los proveedores, con el fin de identificar las retenciones y descuentos aplicables. La Información de los proveedores/contratistas se conservará únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos. En el Tratamiento de datos personales sensibles de los proveedores/contratistas, igualmente se dará cumplimiento a lo establecido en la ley 19.628.

Datos Personales con los Colaboradores de Acsendo SAS y Acsendo SpA.

  • Acsendo SAS y Acsendo SpA recolectarán, almacenarán y tratarán la información personal necesaria para el registro y vinculación de los colaboradores en virtud del contrato laboral. Una vez recolectados los datos personales serán almacenados en una carpeta física identificada con el nombre de cada uno de ellos, esta carpeta física sólo será accedida y tratada por el colaborador designado para tal efecto, con la finalidad de administrar la relación contractual entre Acsendo SAS o Acsendo SpA y el colaborador. Se prohíbe el uso de la información de los colaboradores para alguna finalidad diferente a la establecida en la presente política, salvo por orden de autoridad competente. De igual manera se recolectará la información sobre los datos del titular necesario para la prestación de servicios y/o actividades, diferentes a las funciones propias de su cargo, como lo son actividades lúdicas o recreativas y/o de bienestar. Una vez finalizada la relación contractual, Acsendo SAS y/o Acsendo SpA, almacenará los datos personales que conforman la carpeta del colaborador en un archivo físico y digital con las medidas de seguridad necesarias para proteger esta información. La conservación de los datos personales una vez finalizada la relación laboral tiene como finalidades, dar cumplimiento a la ley chilena y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas, emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato.

Relación con los Evaluados por Riesgo Psicosocia

  • Los datos personales de los evaluados deben ser obtenidos por las Empresas Cliente por factores de riesgo psicosocial, a través de la aplicación de encuestas elaboradas en formatos electrónicos, sistemas y de informes establecidos por Acsendo SAS, Acsendo SpA o terceros facultados para prestar el servicio.

8. Transmisión de Datos Personales.

  • Acsendo SAS y Acsendo SpA podrán transmitir Datos Personales siempre y cuando cuenten con la autorización de su Titular –de ser necesario-, salvo aquellos casos en que se deba proceder para salvaguardar el interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  • Acsendo SAS y Acsendo SpA transmite datos de sus clientes a los siguientes países: Colombia, Argentina, Bolivia, Brasil, Costa Rica, Ecuador, El Salvador, Guatemala, Honduras, Perú, México, Panamá, Uruguay, con el fin de elaborar cotizaciones, obtener información de los negocios en curso, iniciar procesos implementación y finalmente, referenciar negocios y oportunidades.

9. Departamento Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos.

  • El departamento de implementación de Acsendo SAS, correo electrónico datospersonales@acsendo.com, será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos y quejas para asegurar el ejercicio de los derechos del Titular de los Datos Personales objeto de Tratamiento por Acsendo SAS y Acsendo SpA.

10. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

Procedimiento para acceso y de consulta:

  • El Titular de los Datos Personales, o cualquiera de las personas autorizadas conforme con lo establecido en el punto 4, podrán consultar la información que repose en las bases de datos de Acsendo SAS y/o Acsendo SpA, para lo cual deberán formular la correspondiente petición al siguiente correo electrónico: datospersonales@acsendo.com.
  • Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. La consulta será atendida en un término máximo de dos (2) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo.

Procedimiento para solicitar actualización, corrección, eliminación, revocatoria de la autorización o para presentar reclamo:

El Titular, o cualquiera de las personas autorizadas conforme con lo establecidos en el punto 4, que consideren que la información contenida en las bases de datos de Acsendo SAS y/o Acsendo SpA debe ser objeto de corrección, actualización o eliminación, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 19.628, podrán presentan un reclamo ante Acsendo SAS, el cual será tramitado conforme con las siguientes reglas:

  • El reclamo se formulará mediante solicitud que será enviada al siguiente correo electrónico: datospersonales@acsendo.com del área de calidad y procesos.
  • Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

La solicitud debe contener la siguiente información:

  • La identificación del Titular
  • Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
  • Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.
  • La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
  • La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
  • Los documentos que se quiera hacer valer (Firma, número de identificación y huella).
  • Si el reclamo resulta incompleto, Acsendo SAS requerirá al interesado dentro de los cinco (2) días siguientes a la recepción del reclamo, vía correo electrónico, para que subsane las fallas.
  • Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  • Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

11. Supresión de Datos.

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Acsendo SAS y a Acsendo SpA la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

  • Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 19.628 y las demás normas que las complementen o modifiquen.
  • Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
  • Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
  • Demás causales establecidas en la Ley.
  • Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Acsendo SAS y/o Acsendo SpA.
  • El derecho de eliminación no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
    • El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de Acsendo SAS y/o Acsendo SpA.
    • La supresión de los Datos Personales obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
    • Los Datos Personales sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

12. Revocatoria de la Autorización.

El Titular de los datos personales puede revocar su consentimiento al Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

13. Seguridad de la Información.

En desarrollo del principio de seguridad, Acsendo SAS y Acsendo SpA han adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido de manera que Acsendo SAS y Acsendo SpA no permitirán el acceso a esta información a terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normativa nacional.

No obstante lo anterior, Acsendo SAS y Acsendo SpA no serán responsables en casos de fuerza mayor ni en caso de acciones de terceros tendientes a infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los Datos.

14. Vigencia de la Política.

La presente Política de Protección de Datos Personales rige a partir del 30 de Junio de 2017.

Por regla general, la vigencia de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende válido por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.

En todo caso, Acsendo SAS y Acsendo SpA se reservan el derecho de efectuar modificaciones y actualizaciones a la presente política, las que entran en vigencia y se entienden de conocimiento de los clientes, titulares de datos y terceros, desde su publicación en el sitio web www.acsendo.com